新乡市商务局政府采购工作内部控制制度

发布时间:2021-06-11 15:19 浏览次数:20315

第一章    

第一条 为进一步规范政府采购活动,落实采购人主体责任,强化内部流程控制,防范控制政府采购风险,促进廉政建设,按照《新乡市财政局关于进一步加强采购人政府采购内控管理制度建设暨印发<采购人政府采购业务内控风险指引纲要>试行的通知》(新财购2020〕7号)要求,结合本单位实际,制定本内部控制制度。

第二条 通过建立健全制度和机制、完善规范措施和流程,逐步形成依法合规、运转高效、风险可控、问责严格的政府采购内部运转和控制制度,实现对政府采购活动内部权力运行的有效制约。

第三条 坚持“分事行权、分岗设权、分级授权”的原则,实施政府采购工作内部控制。

第二章  组织机构及职能

第四条 政府采购工作内部控制由局主要负责人直接领导,分管领导直接负责,各相关科室负责人为采购工作内部控制责任人政府采购总体工作由办公室牵头负责

第五条 政府采购工作内部控制决策机构

成立由局领导班子成员和办公室、政策法规及公平交易科、财务科和机关纪委等科室负责人组成的新乡市商务局政府采购工作领导小组。负责统筹规划局机关年度及中长期采购计划,集体决策涉及“三重一大”政府采购项目,建立健全局机关内部控制管理机构,协调单位内部相关部门的分工协作,监督采购活动开展情况,组织开展采购结果的绩效评价与相关考核工作。

第六条 政府采购工作内部控制执行机构

办公室负责基建工程、办公设备、家具用具、办公耗材、印刷制品等项目的政府采购计划、预算编制和实施工作;

其他各科室负责与本科室工作相关的外包服务或工程类的政府采购计划、预算编制和实施工作;

(三)政策法规及公平交易科牵头组织管理局机关招投标工作;负责参与重大采购项目的合同会审;合同的纠纷处理与应诉。

财务科负责汇总局机关的政府采购计划和资金预算编制工作;负责政府采购实施计划备案等政府采购网络信息的录入工作;负责政府采购付款活动的资金运行过程控制,并确认、计量采购业务活动的会计信息,进行采购资金的结算和使用控制,以及相关支出、资产及应付账款入账控制等工作

)机关纪委对局机关政府采购活动进行全过程监督检查,接受有关政府采购活动中违规违纪问题的投诉反映,核实、查处违规违纪行为。

第三章  政府采购计划和预算编制

 各科室应根据实际工作需要按照《政府采购目录》要求合理编制下年度采购计划和预算预算编制应符合市级关于资产配置标准、使用年限及费用定额标准等规定。各科室编制的政府采购预算经科室分管领导审批后,交财务科汇总编制局机关年度政府采购预算。财务科将汇总编制的局机关年度政府采购预算局政府采购工作领导小组审议通过和局主要领导审核签字后,报市财政部门审批。

 严禁“无预算采购”或“超预算采购”,严禁以化整为零方式规避政府采购。

第四章  政府采购代理机构选择

 采购科室应当在财政部门公告的采购代理机构登记名单中,参考各代理机构执业情况通报,按照“公平公正、竞争择优”原则确定代理机构,签订委托代理协议,明确委托范围及双方权利、义务等事项,并对代理机构的代理活动开展情况实施监督。

第五章  政府采购方式确定

 凡列入《集中采购机构采购项目目录》的货物和服务类项目,必须按规定委托集中采购机构代理采购。其中,集中采购目录以内且分散采购限额标准以下的零星采购,按照政府采购网上商城、协议供货的有关规定执行网上商城不能满足采购需求的,采购人可自行采购

第十一条 除集中采购机构采购项目外,采购单项或者批量预算金额达到采购限额标准的项目,应按照《中华人民共和国政府采购法》有关规定,实行分散采购集中采购机构采购项目以外、采购限额标准以下的采购项目,可不执行政府采购法规定的方式和程序。

十二 政府集中采购目录及限额标准以当年市财政局印发的文件为准。

政府采购工程招标数额标准按照《必须招标的工程项目规定》(国家发改委第16号令)执行。

第六章  政府采购的实施

第十 采购科室按照实际需求提出采购申请,经局领导批准后需要报请市政府或市财政部门审批的,还需提供相关审批资料,填制新乡市政府采购计划备案表(附件1),报采购专员、项目负责人和单位负责人签署意见并加盖单位公章后送财务科财务科根据采购科室提交的相关采购审批手续,通过“河南省电子化政府采购系统”办理政府采购审批手续。采购科室收到经市财政局批准的《新乡市市直政府采购申报表》后,按照规定的采购标准及分类组织实施采购。其中:单项或同批采购预算达到当年度政府采购目录相应起点金额及以上的,还需填写采购项目落实政府采购政策情况表(附件2)。

第十四条 采取委托代理机构进行采购的,采购科室应会同政策法规及公平交易科对代理机构编写的采购文件进行审核,并经采购科室分管领导同意后,以书面形式反馈确认。

第十五条 采购文件的编制应当符合《政府采购法》、《政府采购法实施条例》及政府采购各类政策的要求;符合公平竞争原则。采购科室应优先采购节能产品,逐步淘汰低能效产品;优先采购环境标志产品,不得采购危害环境及人体健康的产品。

第十六条 采购科室需采购进口产品的,必须在采购活动开始前,首先向局政府采购工作领导小组提出申请,经局机关政府采购工作领导小组研究同意后,再向市财政部门提出申请并获得财政部门审核同意后,方可开展采购活动。

第十七条 对资金需求量大、技术或者服务需求比较复杂的采购项目,采购科室应在采购前,对采购标的的市场技术或者服务水平、供应、价格等情况进行市场调查,合理确定采购需求,进行采购价格测算。采购科室可以根据价格测算情况,在采购预算额度内合理设定最高限价,但不得设定最低限价。

第十八条 采购科室在采购活动中,出现《政府采购法实施条例》第9条规定的情况的,采购人员应当执行回避规定。

参加采购活动前3年内与供应商存在劳动关系;

参加采购活动前3年内担任供应商的董事、监事;

参加采购活动前3年内是供应商的控股股东或者实际控制人;

与供应商的法定代表人或者负责人有夫妻、直系血亲、三代以内旁系血亲或者近姻亲关系;

与供应商有其他可能影响政府采购活动公平、公正进行的关系。

供应商认为采购人员及相关人员与其他供应商有利害关系的,可以向采购人或者采购代理机构书面提出回避申请,并说明理由。采购人或者采购代理机构应当及时询问被申请回避人员,有利害关系的被申请回避人员应当回避。

第十九条 货物和服务项目实行招标方式采购的,自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止,不得少于20日。

第二十条 采购科室工作人员及其他相关人员,不得透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况。

第二十一条 在招标采购中发生依法废标情况的,采购科室应将废标理由通知所有投标人。

第二十二条 采购科室应派人作为采购人代表参加评标委员会,并向采购代理机构出具授权函。

第二十三条 采购科室及采购人代表不得向评标委员会、竞争性谈判小组或者询价小组的评审专家作出倾向性、误导性的解释或说明。

第二十四条 采购科室应在收到评审报告之日后1个工作日内确定中标或者成交供应商。

第二十五条 自行采购项目,采用询价方式采购的,应成立由采购科室负责人任组长的询价小组询价小组成员由采购科室会同局办公室、财务科和机关纪委等部门人员组成,人数为三人以上的单数。

询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。并根据采购需求,从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商,向其发出询价通知书要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。

询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则,提出候选供应商名单并填制《新乡市商务局政府采购询价表》(附件3)。采购科室根据询价小组提出的名单确定成交供应商,并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。

第七章  签订采购合同

 中标、成交通知书发出之日起5个工作日内,采购科室应按照采购文件确定的事项,完成政府采购合同的签订工作。采购科室不得向中标人提出任何不合理的要求作为签订合同的条件。

在网上商城定点电商成交的,无需再签订纸质合同;协议供货商成交的,还需签订纸质合同。

第二十七条 中标或成交供应商拒绝签订合同的,应当承担相应的法律责任。采购科室可以按照评审报告推荐的中标或者成交候选供应商名单排序,拟定下一个候选供应商为中标或成交供应商,并经采购科室分管领导审批同意后,确定中标或成交供应商。

第二十八条 自行采购项目,采用询价方式采购的,上述第二十七条规定签订采购合同。

第八章  政府采购履约与验收

二十九 采购科室或者其委托的采购代理机构应当组织对供应商履约情况的验收,项目验收时间为采购人在收到供应商项目验收建议之日起7个工作日内完成

第三十条 大型或者复杂的政府采购项目,应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作或者邀请有关专家组成专家组开展验收工作。

根据现场情况采用共同验收方式,验收成员可包括使用人、采购岗、资产管理员等,但不得由采购执行人单独负责验收。

验收方全体成员应当在《新乡市市政府采购验收报告》(附件4)上签字,并承担相应责任。

第三十一条 上级对采购项目验收有要求的,按上级要求执行。

第九章  政府采购付款

三十二政府采购付款由采购科室经办人填制付款凭证,发起付款申请付款凭证包括采购申请审批单、合同原件、采购验收单、资产领用表以及发票等资料,按照费用支出流程完成审批后,将付款凭证交财务科。财务科按照合同约定时间通过国库集中支付方式付款至供货商,并根据付款单据进行账务处理。网上商城采购的货物单笔政府采购金额在1000元以下的可采取刷公务卡或转账支付。

第三十三条 采购金额超过10000政府采购项目采购科室发起采购付款申请时还需提交局党组研究记录。

第十章  质疑与投诉

三十四 供应商对采购活动事项有疑问的,向采购科室提出询问或质疑的,采购科室应当及时作出答复,但答复的内容不得涉及商业秘密。

第三十五条 供应商依法提出询问的,采购科室应在收到供应商依法提出询问后的3个工作日内作出答复答复应当经科室领导审阅同意后交供应商。

第三十六条 供应商提出书面质疑的,采购科室应在收到供应商的书面质疑后7个工作日内作出答复,并书面通知质疑供应商和其他有关供应商。答复应当经科室领导、分管局长审阅同意后交供应商。

第三十七条 采购科室收到供应商质疑函后应及时向局业务分管领导汇报,并在收到供应商质疑函后的2个工作日内、作出答复之日起2个工作日内,将质疑材料、答复材料报送市财政部门业务科室局机关党委纪检部门。

第十一章  政府采购信息公开

 政府采购项目,采购科室应会同局办公室、财务科政策法规和公平交易科按照《新乡市财政局关于转发豫财购2020〕8号<关于开展政府采购意向公开工作的通知>的通知》(新财购2020〕5号)和《新乡市财政局关于进一步做好政府采购信息公开有关工作的通知》(新财购2020〕18号)要求,通过“新乡市政府采购网”和局门户网站公开采购项目采购意向公告 采购公告、修改和澄清公告、中标(成交)结果公告、采购文件公告、采购合同公告、进口产品采购或者改变采购方式专家论证意见等信息上述信息发布工作可委托代理机构办理除此之外,采购科室还应发布履约验收结果的信息。

第十二章  政府采购档案

 采购活动完成后,采购科室采购代理机构应当妥善保存政府采购项目每项采购活动的采购文件,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购科室整理归档采购文件后,定期移交局档案室保存,保管期限至少15年。

第四十条 政府采购档案包括采购计划报批单、采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、履约验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件资料。

四十一 自行采购项目完成后,财务科应及时登记《新乡市商务局20   年度自行采购项目登记台账》附件5,详细记录年度自行采购项目情况。

第十三章  附  则

 采购工作人员在政府采购活动中应当维护国家利益和社会公共利益,公正廉洁,诚实守信,严格执行政府采购政策,厉行节约,科学合理确定采购需求不得向供应商索要或者接受其给予的赠品、回扣或者与采购无关的其他商品、服务。

 本制度由局办公室、财务科负责解释,并根据施行情况适时修订。

四十四 本制度自发印发之日起施行。


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